SEURAKUNNAN
TALOUDEN JA HALLINNON
MUISTILISTA


Tätä lomaketta käytetään talouspäällikön ja lakimiesasessorin toimittaessa piispantarkas-tukseen kuuluvaa talouden ja hallinnon tarkastusta seurakunnassa. Tavoitteena on kartoittaa laajasti seurakunnan taloushallintehtäviä.

Muistilista soveltuu myös uuden talouspäällikön perehtymiseen työhön. Kysymyksistä saa kuvaa jokapäiväisistä ja myös harvemmin vastaan tulevista kysymyksistä.


Sisällysluettelo
1. Hallinto


2. Talous
2.1 Talousarvio
2.2 Kassahallinto ja varojen hoito
2.3 Kirjanpito ja tilinpäätös
2.4 Tilintarkastus ja valvonta
2.5 Maankäyttö
2.6 Rakennukset
2.7 Hautausmaa

3. Henkilöstö

4. Arkisto
4.1 Arkistotoimen kokonaisrakenne
4.2 Arkistoinnin toteutus käytännössä
4.3 Arkistotila

5. Kirkkoherranvirasto







1. Hallinto
1.1 Katso edellisessä talouden ja hallinon tarkistuksessa esitettyjä huomioita. Mitä kysymyksiä nousi esille ?


1.2 Miten sujuu kirkkoherralle ja talouspäällikölle siirretyn päätösvallan käyttö? Onko toimivaltajaossa epäselvyyksiä ? Toimivalta jaoston ja neuvoston välillä, onko asioiden käsittelyä siirtynyt jaostolle?


1.3 Miten kirkkoherralle ja talouspäällikölle KN:n ohjesäännön 10 tai 13 ':n nojalla delegoidut päätökset menevät KN:lle tiedoksi ?


1.4 Onko johtokunnille annettu johtosäännöillä kirkkoneuvoston päätösvaltaa ? Tuleeko johtokunnilta ilmoituksia päätöksistä kirkkoneuvostolle ohjesäännön määräämällä tavalla ?

1.5 Miten valmistellaan kirkkoneuvostolle tulevat asiat? Onko johtoryhmää? Kuinka esittely tapahtuu?



1.6 Mistä voidaan tarkistaa, että KV:n ja KN:n pöytäkirjanote on lähetetty ?


1.7 Saavatko kirkkoneuvoston jäsenet kokouskutsun mukana asialistan lisäksi kaikista asioista valmistelut päätösesityksineen ? Tuleeko kirkkoneuvoston käsittelyyn kokouskutsussa mainitsemattomia asioita ?


1.8 Millainen on tarjousten tarjouspyyntömenettely ? Millaiset sopimukset tehdään kirjallisesti, millaiset suullisesti ?


1.9 Miten tarjoukset avataan ? Tehdäänkö tarjousten avauspöytäkirja ?

1.10 Miten kirkkovaltuuston päätösten täytäntöönpano tapahtuu ? Käsitelläänkö pöytäkirja kirkkoneuvostossa ?


1.11 Onko pohdittu KN:n toimintakertomuksen rakennetta ja sisältöä ? Palveleeko toimintakertomus seurakunnan tiedotusta vai pelkästään sisäistä käyttöä ?


1.12 Onko hallintoelinten pöytäkirjat numeroitu, sidottu ja arkistoitu ?


1.13 Kuka vastaa ilmoitustaulun hoitamisesta ? Ovatko pöytäkirja nähtävillä koko muutoksenhakuajan, 14 tai 30 p.?


1.14 Onko ollut vireillä asioita, joista seurakuntalaisille on ilmoitettu KJ 7:9 ':n 2 mom. mukaisesti ?


1.15 Onko työntekijöillä saapuvan postin lokeronsa ? Kuka hoitaa kirkkoherranviraston nimellä saapuneen postin jakelun ao. työntekijälle ?




2. TALOUS


2.1 Talousarvio

2.1.1 Onko talousarvio kirkkohallituksen ohjeen mukainen ? ( Talouss 3 ', Kirkkohallituksen yleiskirje 12/98 ?


2.1.2 Miten määrärahojen sitovuustasot on määrättty ? ( KJ 15:6 ' )


2.1.3 Onko talousarvion määrärahojen ylityksistä tehty kirkkovaltuuston päätös?
(KJ15:6 ', TalousS 4 §)



2.1.4 Millä tavoin talousarvio annetaan tiedoksi työntekijöille ja muille asianomaisille ? (TalousS 5 ' )


2.1.5. Mistä seurakunta maksaa arvonlisäveroa ? Onko KHO:n päätös kiinteistöhallinnon kuulumisesta arvonlisäveron ulkopuolelle otettu huomioon hakemuksena veron palauttamisesta?




2.2. Kassahallinto ja varojen hoito

2.2.1 Millaisia pitkäaikaisia sijoituksia seurakunnalla on? Miten lyhytaikaiset sijoitukset ja maksuvalmiuden säilyminen on hoidettu ? (TalousS 7 ja 14 ' )


2.2.2 Onko hautainhoitorahastosta tai muista rahastoista seurakunnan rahoitusomaisuuteen lainatuille varoille maksettu käypä korko? (TalousS 17 ' )


2.2.3 Käytetäänkö käteissuorituksia ? Onko käteissuoritusten käsittely TalousS 8 ' mukainen ?


2.2.4 Onko saatavien perintä ja poistot suoritettu ohjeiden mukaisesti ?(TalousS 12 ')


2.2.5 Millainen on laskujen hyväksymismenetelmä? Onko kirkkoneuvoston määräämää tapaa noudatettu ? (TalousS 13 ' )


2.2.6 Onko Atk-laitteet suojattu ?(KJ 16:5 ' )


2.2.7. Ovatko KN:n / tal.jaoston valitsemat tarkastajat ja / tai talouspäällikkö suorittanut rahavarojen ja arvopapereiden tarkistuksia ? (TalousS 10 ' ) Pohdittiinko sääntöä käsiteltäessä tämän kohdan tarpeellisuutta ?


2.2.8 Onko kansaneläkelaitokselta anottu seurakunnalle kuuluvat päivärahat sairauden perusteella myönnetyistä virkavapauksista ja äitiyslomista ? (VES liite 7). Onko sosiaalimaksun tilityksissä otettu vähennyksinä sairausvakuutuslain 364/63 nojalla huomioon seurakunnan saamat päivärahat? (L työnantajan sosiaaliturvamaksusta).



2.2.9 Miten valvotaan kannettujen kolehtien tilityksiä seurakunnalle. Kysymys koskee myös muita kuin kirkkokolehteja?


2.3 Kirjanpito ja tilinpäätös

2.3.1 Mitä seuraavista kirjoista ja luetteloista käytetään ?
Päiväkirja
Pääkirja
Tasekirja
Metsätalouskirjanpito
Irtaimistoluettelo
Kiinteistöluettelo
Arvopaperiluettelo
Kolehtien tilikirja
Hautainhoitotrahaston tilikirjat
Vakuutusluettelo

Vakuutusten ja sitoumusten luettelo

2.3.2 Ovatko rakennusten ja käyttöomaisuuden alkuarvostus ja poistosuunnitelmat käsitelty kirkkovaltuustossa ja kirkkoneuvostossa TalousS 23 ':n mukaan ?


2.3.3 Onko tilinpäätösasiakirjat sidottu vuosittain? (KirjanpitoL 23 ', TalousS 25 ')


2.34 Kuinka päätetään vapaaehtoisten rahastojen käytöstä? (TalousS 23 ' )


2.3.5 Kuka vastaa irtaimiston tarkastuksesta? (TalousS 32 ' )


2.3.6 Onko seurakunnan irtaimistoluettelossa mainittu seurakunnan arvoesineet?


2.3.7 Onko myönnetyistä avustuksista saatu tilityksiä? (TalousS 28 ')


2.3.8 Miten vapaaehtoisesti koottuja varoja käytetään, kun rahastoja ei enää ole?


2.4 Tilintarkastus ja valvonta

2.4.1 Tilintarkastajien nimet ja ammatit


2.4.2 Saavatko tilintarkastajat säännöllisesti kirkkovaltuuston esityslistat?



2.4.3 Ovatko tilintarkastajat suorittaneet rahavarojen ja arvopapereiden tarkistukset?


2.4.4 Kuinka monta tarkastuspäivää tilintarkastajat ovat käyttäneet tarkastusvuotta kohden?


2.4.5 Onko voimassa maanvuokrasopimuksia, joissa on indeksiehto? Onko mahdolliset indeksikorotukset peritty?


TARKASTUKSET JA KATSELMUKSET

2.5 Maankäyttö


2.5.1. Onko seurakunnalla kaavoitettua tonttimaata?


2.5.2 Onko kunnan kanssa neuvoteltu seurakunnan maan kaavoittamisesta tonttimaaksi?


2.5.3 Onko metsäsuunnitelman hakkuusuunnitetta noudatettu?


2.5.4 Onko metsäsuunnitelman ohjeita metsänhoitotöistä ja perusparannustöistä noudatettu?



2.5.5 Onko metsien vakuutukset voimassa ja riittävät?


2.5.6 Onko tiedossa metsien vanhoja ainaisvakuutuksia?


2.6 Rakennukset


2.6.1 Onko kiinteän ja irtaimen omaisuuden tarkastus suoritettu vuosittain? (TalousS 32 ')


2.6.2 Onko kiinteistöjen pelastussuunnitelma laadittu? Suunnitelma on tullut pakolliseksi 1.1.2005 lukien.


2.6.3 Onko kirkko varustettu murto- ja palohälytyslaitteilla?


2.6.4 Ovatko rakennusten vakuutukset kunnossa ja riittävät? Onko suoritettu riskien kartoitus?


2.6.5 Onko kirkossa otettu huomioon liikunta- ja kuulovammaiset?


2.6.6 Onko seurakunnan vanhaa esineistöä inventoitu? Tiedetäänkö millaista esineistöä on?



2.6.7 Onko kirkkotekstiilien hoito ja säilytys ajan tasalla? Onko kirkonpalvelushenkilöstöllä koulutusta tekstiilien ja kirkkohopeiden hoitamisessa?




2.7 Hautausmaa

2.7.1 Mistä tietää onko ennen 1.1.1994 luovutettu hauta A, B, vai C hauta?


2.7.2 Onko vuosittain suoritettu ohjesäännön mukainen hautausmaiden katselmus ja siitä laadittu pöytäkirja ?



2.7.3 Onko hoitamattomien sukuhautojen osalta ryhdytty toimenpiteisiin? (KL 17:3 ')


2.7.4 Onko seuraavat asiakirjat ajan tasalla?
Hautaluettelo
Vainajaluettelo
Hautausmaakaava
Hautausmaan käyttösuunnitelma



2.7.5 Jos haudalla on taiteellisesti tai historiallisesti arvokas rakennelma, niin kirkkojärjestyksen 17 luvun 12 ':n mukaan ne on asetettava hautaoikeuden päättymisen jälkeen sopivaan paikkaan hautausmaalla tai muuten huolehdittava niiden säilymisestä. Onko näin menetelty? Onko pohdittu hautausmaakulttuurin säilymiseen liittyviä kysymyksiä?


2.7.6 Miten on käsiteltyhaudalta poistettuja muistomerkkejä? KJ 17:12 '



3 HENKILÖSTÖ

3.1 Onko ilmoitukset viroissa ja työsuhteissa tapahtuneista muutoksista tehty kirkkohallituksen eläketoimistoon ja kirkon sopimusvaltuuskunnan toimistoon?

3.2 Onko työntekijöiden virka- ja työskentelypaikat vahvistettu? (VES 105 ')


3.3 Matkalaskujen tarkastustapa? Tapahtuuko ristiintarkastusta?


3.4 Onko Koulutussuunnitelma joka vuosi asiallisesti hyväksytty? Onko pohdittu kolmen vuoden koulutussuunnitelmaa?



3.5 Onko työaikamääräysten alaiselle työntekijöille laadittu työtuntijärjestelmät (tuntilistat) Perustuvatko lisä- ja ylityökorvaukset virkaehtosopimuksen mukaisiin etukäteen annettuihin nimenomaisiin määräyksiin? Onko vapaa-aikasuunnitelmat ja leirityösuunnitelmat vahvistettu kutakin työkautta varten ?


3.6 Millaisia lisä- ja ylityökorvauksia on viime vuonna? Annetaanko ylityö vapaa ensisijaisesti vapaana?


3.7 Miten työntekijät saavat tiedon heitä koskevista virka- ja työehtosuhteen ehtoja koskevista asioista?


3.8 Mitä sivutoimilupia on voimassa?


3.9 Ovatko viranhaltijoiden nimikirjat ajan tasalla? Kuka pitää nimikirjoja (KJ 6:7 ' )


3.10 Onko seurakunnalla työsuojelun toimintaohjelmaa? Työturvallisuuslaki 9 ' 3 mom.


3.11 Mikä on edellisvuoden kirkkoherran sijaiskorvausten suuruus? (Yksipappinen seurakunta)



3.12 Luettelo talouspäällikön kunnallisista ja muista luottamustehtävistä ja yritysten toimielinten jäsenyyksistä

3.13. Onko eri työmuodoissa selvillä lähimmän esimiehen määräys ja toimenkuva? Onko kirkkoherra suoraan kaikkien hengellisen työn työntekijöiden esimies?




4 ARKISTO

4.1 Arkistotoimen kokonaisrakenne

4.1.1 Onko arkisto järjestettynä vuoteen 1985 saakka vuonna 1966 vahvistetun Suomen ev.lut kirkon kirkonarkistojen ohjesäännön mukaisesti 1.1.1985 alkaen vuoden 1985 seurakuntien arkistosäännön mukaisesti ?

4.1.2 Onko määrätty koko arkistotoimesta vastaava henkilöä?

4.1.3 Onko asiakirjoja siirretty yleisarkistoon?


4.1.4 Ovatko johtokuntien asiakirjat seurakunnan arkistossa?


4.1.5 Onko asiakirjoja hävitetty. Löytyvätkö hävittämisluettelot?


4.1.6 Onko suunnitelma arkiston suojaamiseksi? (Arkistosääntö 13 ' )


4.1.7 Ovatko työntekijöiden eri tiedostojen käyttöoikeudet ja yksilölliset salasanat määrätty?

4.1.8 Onko rekistereille laadittu rekisteriselosteet? (Henkilötietolaki)






4.2 Arkistoinnin toteuttaminen käytännössä

Koko arkiston yksityiskohtainen tarkistus tapahtuu siten, että ensiksi tarkastetaan arkistotoimessa noudatetun kaavan ja arkistoluettelon perusteella, että asiakirjat löytyvät ja sen jälkeen verrataan arkistoluetteloa14.12.1985 hyväksyttyyn arkistokaavaan ja seulontasuunnitelmaan ja tarkastetaan, että kaikki asiakirjat on arkistoitu.

4.2.1 Missä laajuudessa mikrofilmaus on toteutettu? ( Arkistosääntö 13 ' )


Käytetäänkö mikrofilmauksesta huolimatta vanhoja kirjoja ?

Missä mikrofilmit on talletettu?




4.2.2 Onko asiakirjoihin käytetyt materiaalit ja tarkistusmenetelmät arkistokelpoisia?



4.2.3 Asiakirjojen kunto?


4.2.4 Asiakirjojen säilytysvälineet ja säilytystapa ?


4.2.5 Arkistoyksiköiden nimiöinti




4.3 Arkistotila

4.3.1 Onko arkisto suojattu haitallisesti vaikuttavia ulkopuolisia tekijöitä vastaan?
Palo- ja räjähdysvaara
Kosteus ja vesivahingot
Pohjavesipinta

4.3.2 Ovatko arkistotilan rakenteissa käytetyt materiaalit asianmukaiset?

Seinät
Pohjat
Ovet
Ikkunat
Pintakerrokset

Ilmastointilaitteet
Lämmityslaitteet
Sähkölaitteet
Sammutuslaitteet
Paloilmoituslaitteet


5 KIRKKOHERRANVIRASTO

5.1 Työvoiman ja allekirjoitusoikeuksien määrä?


5.2 Henkilökunnan koulutus?


5.3 Ovatko henkilökunnan työskentelyolosuhteet tyydyttävät?


5.4 Pidetäänkö luetteloa annetuista virkatodistuksista?


5.5 Millainen on maksujen tilitystapa?


5.6 Miten saatavien perinnät hoidetaan?


5.7 Onko viraston yhteydessä tilaa sielunhoidollisille keskusteluille?


5.8 Onko ATK-pohjainen jäsenjärjestelmä käytössä ja miten sen tietokannat on turvattu?

© Lapuan hiippakunta 2012-2016, Suomen evankelis-luterilainen kirkko, Sivuston suunnittelu & toteutus: Innowise