Kappalaisen vaalin hallintomenettely
Kappalaisen ja kanttorin virantäyttöprosessi
Virantäyttöprosessi on pääsääntöisesti samanlainen näissä viroissa.
1. Virka tulee auki, kun tuomiokapituli myöntää eron kappalaiselle / kanttorille tai kun oman tai toisen hiippakunnan tuomiokapituli antaa valtakirjan toiseen virkaan. Virka pannaan pääsääntöisesti heti auki. Näiden virkojen osalta saattaa tulla kysymykseen virkajärjestelyn suorittaminen. Tällöin tuomiokapituli ei pane virkaa haettavaksi, vaan odotetaan asian valmistelua ja päätöksentekoa seurakunnassa.
2. Jos seurakunnassa mietitään tarkemmin kappalaisen / kanttorin tehtäväkuvaa, niin se on syytä lähettää tuomiokapitulille tiedoksi. Se otetaan huomioon annettaessa lausunto hakijoista. Tehtäväkuvaus tehdään varsinkin suuremmissa seurakunnissa, joissa on mahdollisuus tarkempaan työnjakoon viranhaltijoiden kesken.
3. Hakuaika on 30 päivää. Hakuaika alkaa tuomiokapitulin istuntopäivästä ja päättyy klo 16. Kun tuomiokapitulin istunto on yleensä keskiviikkona, niin hakuaika päättyy neljän viikon kuluttua perjantaina. Seurakunta ilmoittaa tarvitaanko virassa rikosrekisteriote. Tämä merkitään hakuilmoitukseen.
4. Hakemus tulee vireille kirjeellä, faksilla tai sähköpostilla (lapua.tuomiokapituli@evl.fi). Vastuu sähköpostin perilletulosta on aina lähettäjällä. Vastuu sähköpostin kuten muunkin postin tulosta perille on aina lähettäjällä. Virallinen sähköposti luetaan joka työpäivä. Hakemukseen liitetään vähintään nimikirjanote ja muut liitteet, joita hakija siihen haluaa. Hakemusta voi täydentää hakuajan jälkeen. Kun kappalainen / kanttori valitaan seurakunnan hallintoelimessä, niin hakemuksen liitteillä on suurempi merkitys kuin kirkkoherran viran hakemuksissa. Koulutuksella ja työkokemuksen laadulla on merkitystä valintaa tehtäessä.
a. Kanttori liittää hakemukseensa lääkärintodistuksen (T-lomake, työnantajan ja oma kappale), virkatodistuksen (merkintä konfirmaatiosta), mahdollisen nimikirjanotteen seurakunnasta. Jos nimikirjanotetta ei ole, niin työtodistukset. Kanttorit liittävät yleensä myös opintotodistukset, koska niistä selviää opintojen painotus. Tällä on merkitystä vaalissa. Työ- ja opintotodistukset lähetetään oikeaksi todistettuina jäljennöksinä. Lääkärintodistus voi olla myös jäljennöksenä, koska hakemuksia voi samanaikaisesti olla vireillä useampia. Lääkärintodistusta ei lähetetä seurakunnalle. Joskus kanttorit lähettävät hyvin paljon erilaisia kurssitodistuksia. Niillä ei useintaan kole käytännön merkitystä vaalissa. Vain laajemmat koulutukset ja tiedot osaamisen painopisteistä ovat virantäytössä merkitseviä.
5. Tuomiokapituli käsittelee hakemukset ja tekee päätöksen hakijoiden kelpoisuudesta ja antaa hakijoista lausunnon seurakunnalle. Tuomiokapituli ei järjestelmällisesti haastattele hakijoista. Kelpoisuuspäätöksestä on hakijoilla valitusoikeus Vaasan hallinto-oikeuteen.
6. Hakemukset, niistä laadittu yhdistelmä ja tuomiokapitulin lausunto lähetetään seurakuntaan. Vaalin valmistelee kirkkoneuvosto ja kirkkovaltuusto suorittaa vaalin. Yhtymissä vaalin toimittaa seurakuntaneuvosto. Kappeliseurakunnan kappalaisen valitsee kappelineuvosto. Hakemusten yhdistelmää ei enää tarvitse tehdä seurakunnassa. Vaalin valmistelua ja hakijoiden haastattelu voidaan toimittaa jo ennen kelpoisuuspäätöksen tulemista lainvoimaiseksi.
Haastattelutapoja on erilaisia. Seurakunnassa on hyvä päättää menettelytavoista jo hakuprosessin aikana. Valmistelussa esitetään yleensä yksi henkilö valittavaksi.
7. Jos hakijoita on vain yksi, niin kirkkovaltuusto / seurakuntaneuvosto voi pyytää viran julistamista uudelleen haettavaksi. Perustellusta syystä voidaan viran täyttämismenettely jättää raukeamaan, jos kahden hakuajan jälkeen on vain yksi hakija. Virka pannaan uudelleen haettavaksi vuoden kuluessa.
8. Kirkkovaltuusto / seurakuntaneuvosto suorittaa aina vaalin, vaikka hakijoita olisi vain yksi. Äänestyksessä ei panna vastakkain ehdotusta: ”Valitaan NN” ja ”Pyydetään uutta hakuaikaa”. Ehdotuksen ”Valitaan NN” vastaehdotus on ”Ei suoriteta vaalia”. Ainoa hakija voidaan valita yksimielisesti tai äänestyksen jälkeen. Jos vaalia ei suoriteta, niin siitä seuraa uuden hakuajan pyytäminen.
9. Kun viranhaltijalta edellytetään rikosrekisteriote, niin virkaan valittu esittää rikosrekisteriotteen kirkkoherralle. Kirkkoherra ilmoittaa rikosrekisteriotteen esittämisestä neuvostolle, jotta se voi päättää vaalin vahvistamisesta.
10. Seurakunta lähettää tuomiokapitulille otteen vaalipöytäkirjasta, mahdollisen otteen vaalin vahvistamisesta rikosrekisteriotteen lähettämisen jälkeen sekä hakuasiakirjat. Asiakirjojen lähettämisessä ei tarvitse odottaa valitusajan päättymistä.
11. Kun valtakirjan saaja on kappalainen, seurakuntapastori tai seurakunnan kanttori, niin hän ei pyydä eroa virastaan. Asia menee virkatietä oman tai toisen hiippakunnan tuomiokapitulille. Jos valtakirjan saaja on erityisvirassa, jossa on irtisanomisaika, niin tällaisesta virasta on virkaan valitus pyydettävä ero.